Penjelasan Human Resource
Audit
Human resource audit merupakan suatu proses sistematik dan
formal yang didesain untuk mengukur biaya dan manfaat keseluruhan program MSDM
dan untuk membandingkan efisiensi dan efektivitas keseluruhan program MSDM tsb
dengan kinerja organisasi di masa lalu, kinerja organisasi lain yang
dapat dibandingkan efektivitasnya, dan tujuan organisasi juga suatu proses
sistematik dan formal untuk mengevaluasi kompatibilitas fungsi SDM dengan
tujuan dan strategi implementasi berbagai fungsi SDM, kebijakan dan prosedur
SDM, serta kinerja setiap program SDM. Pendeknya, audit merupakan kontrol;
kualitas keseluruhan yang mencek aktivitas sumber daya manusia di dalam sebuah
departemen, divisi, atau seluruh perusahaan.
Audit SDM dapat dilaksanakan dalam berbagai
situasi sbb :
§ Dirasa perlu oleh manajemen puncak
§ Suatu kekuatan eksternal yang
memaksa suatu tinjauan (perusahaan induk, perusahaan yang mengakuisisi, dewan
komisaris, badan pemerintah, dll).
§ Seorang manjer baru yang bertanggung
jawab atas departemen sumber daya manusia
§ Suatu perubahan yang signifikan
dalam dunia usaha yang memaksa konsiderasi ulang manajemen sumber daya manusia
(sebagai contoh: penurunan bisnis, ekspansi yang gencar, ancaman serikat
pekerja, dan perputaran karyawan yang tinggi sekali).
§ Suatu keinginan spesialis sumber
daya manusia untuk meningkatkan praktik dan sistem sumber daya manusia
perusahaan.
Tujuan Human Resource Audit
:
1. Untuk membantu MSDM memberikan
kontribusi yang signifikan terhadap tujuan-tujuan organisai.
2. Untuk menciptakan nilai (value)
sehingga organisasi bertanggung jawab secara social, etikal, dan kompetitif.
3. Untuk mendapatkan umpan balik dari
para karyawan dan manajer operasi dalam hal yang berjaitan dengan efektivitas
MSDM.
4. Untuk memberikan fungsi MSDM dengan
menyediakan sarana untuk membuat keputusan ketika akan mengurangi dan menambah
kegiatan-kegiatan SDM.
Manfaat Audit Manajemen
Sumber Daya Manusia :
– Mengidentifikasi kontribusi-kontribusi
departemen sumber daya manusia bagi organisasi Meningkatkan citra profesional
departemen sumber daya manusia
– Mendorong tanggung jawab dan
profesionalisme yang lebih besar di antara anggota- anggota departemen sumber
daya manusia
– Menjernihkan tugas-tugas dan
tanggung jawab departemen sumber daya manusia
– Merangsang keseragaman berbagai
kebijakan dan praktek sumber daya manusia
– Menemukan masalah-masalah sumber
daya manusia yang kritis
– Memastikan ketaatan yang tepat waktu
terhadap ketentuan-ketentuan ilegal
– Mengurangi biaya-biaya sumber daya
manusia melalui prosedur personalia yang efektif
– Menciptakan peningkatan penerimaan
terhadap perubahan-perubahan yang dibutuhkan di dalam departemen sumber daya
manusia
Proses audit, terdiri dari
beberapa langkah :
1. Mengkomunikasikann gagasan dan
makna audit dan menakankan berbagai manfaat yang diperoleh, serta mendapatkan
dukungan manajemen puncak.
2. Memilih personalian dengan berbagai
keterampilan dan menyusun tim audit, serta memberikan pelatihan yang
dibutuhkan.
3. Mengumpulkan data dari berbagai
jenjang, fungsi dan unit berbeda dalam organisasi.
4. Menyiapkan laporan unit bagi para
manajer lini dan evaluasi department SDM
5. Membahas laporan dengan para
manajer pengoperasian terkait yang kemudian menindaklanjuti hasil evaluasi.
6. Memasukkan tindakan korektif dalam
proses penetepan sasaran operasi organisasi regular.
Lingkup Audit SDM
Audit SDM merupakan proses sistematik
dan formal untuk mengevaluasi komfatabilitas fungsi SDM dengan tujuan dan
strategi implementasi berbagai fungsi SDM, kebijakan dan prosedur SDM, serta
kinerja setiap program SDM.
Audit SDM
– Audit Kompatabilitas
Menilai aligment dan konsistensi
kebijakan dan prosedur SDM dengan tujuan dan strategi perusahaan.
– Audit Fungsi SDM
Mengevaluasi keefektivan dan efisiensi
setiap fungsi SDM serta mengukur biaya dan kinerja setiap program fungsi
MSDM
– Audit kepuasan
Mengganalisis tingkatan pengguna
pelayanan fungsi SDM melalui pelaksanaan survey sikap karyawan.
– Audit Ketaatan
Mengevaluasi penerapan berbagai
kebijakan dan prosedur MSDM leh para manajer lini.
Menentukan ketaatan terhadap peraturan
dan regulasi yang berlaku.
INSTRUMEN-INSTRUMEN AUDIT SUMBER
DAYA MANUSIA
Ada beberapa instrumen pengumpulan
informasi yang membantu dalam menghimpun data aktivitas-aktivitas sumber daya
manusia, diantaranya :
· Wawancara
Wawancara dengan karyawan dan manajer
adalah suatu sumber informasi mengenai aktivitas sumber daya manusia. Komentar
mereka membantu tim audit mencari bidang-bidang yang membutuhakn perbaikan.
Kritik dari karyawan dapat menunjukkan tindakan-tindakan yang harus diambil
oleh departemen untuk memenuhi kebutuhan mereka. Demikian juga, sumbang saran
manajer dapat mengungkapkan cara-cara untuk memberikan mereka servis yang lebih
baik.
· Kuisioner
Karena wawancara itu menyita waktu dan
mahal serta kerap hanya terbatas pada sedikit orang, banyak departemen sumber
daya manusia yang menggunakan kuisioner-kuisioner untuk memperluas lingkup
riset mereka. Selain itu, kuisioner jug dapat memberikan jawaban-jawaban yang
lebih terbuka dibandingkan wawancara tatap muka.
· Informasi Eksternal
Informasi adalah alat sentral dari tim
audit. Perbandingan-perbandingan luar memberikan kepada tim audit suatu
perspektif terhadapnya aktivitas-aktivitas perusahaan dapat dinilai.
· Eksperimen-eksperimen Riset
LAPORAN AUDIT
Laporan audit merupakan deskripsi
komprehensif aktivitas-aktivitas sumber daya manusia yang meliputi
rekomendasi-rekomendasi untuk prakte-praktek yang efektif dan
rekomendasi-rekomendasi untuk memperbaiki praktek-praktek yang tidak efektif.
1. Laporan untuk Manajer-manajer Lini
Laporan ini digunakan untuk manajer-manajer
lini meringkas tugas, tujuan, dan tanggung jawab sumber daya manusia seperti :
pewawancaraan pelamar, pelatihan karyawan, pengevaluasian kinerja, pemotivasian
para karyawan, dan pemuasan kebutuhan-kebutuhan karyawan.
2. Laporan untuk spesialis Sumber Daya
Manusia
Spesialis yang menangani kepegawaian,
pelatihan, kompensasi, dan aktivitas personalia lainnya juga memerlukan umpan
balik.
3. Laporan untuk Manajer Sumber Daya
Manusia
Biasanya berisi semua informasi yang
diberika kepada manajer lini dan spesialis di dalam departemen sumber daya
manusia.
