HUMAN RESOURCE AUDIT

Penjelasan Human Resource Audit

Human resource audit merupakan suatu proses sistematik dan formal yang didesain untuk mengukur biaya dan manfaat keseluruhan program MSDM dan untuk membandingkan efisiensi dan efektivitas keseluruhan program MSDM tsb dengan kinerja organisasi di masa lalu, kinerja  organisasi lain yang dapat dibandingkan efektivitasnya, dan tujuan organisasi juga suatu proses sistematik dan formal untuk mengevaluasi kompatibilitas fungsi SDM dengan tujuan dan strategi implementasi berbagai fungsi SDM, kebijakan dan prosedur SDM, serta kinerja setiap program SDM. Pendeknya, audit merupakan kontrol; kualitas keseluruhan yang mencek aktivitas sumber daya manusia di dalam sebuah departemen, divisi, atau seluruh perusahaan.

Audit SDM dapat dilaksanakan dalam berbagai situasi sbb :

§ Dirasa perlu oleh manajemen puncak

§ Suatu kekuatan eksternal yang memaksa suatu tinjauan (perusahaan induk, perusahaan yang mengakuisisi, dewan komisaris, badan pemerintah, dll).

§ Seorang manjer baru yang bertanggung jawab atas departemen sumber daya manusia

§ Suatu perubahan yang signifikan dalam dunia usaha yang memaksa konsiderasi ulang manajemen sumber daya manusia (sebagai contoh: penurunan bisnis, ekspansi yang gencar, ancaman serikat pekerja, dan perputaran karyawan yang tinggi sekali).

§ Suatu keinginan spesialis sumber daya manusia untuk meningkatkan praktik dan sistem sumber daya manusia perusahaan.

Tujuan Human Resource Audit :

1. Untuk membantu MSDM memberikan kontribusi yang signifikan terhadap tujuan-tujuan organisai.

2. Untuk menciptakan nilai (value) sehingga organisasi bertanggung jawab secara social, etikal, dan kompetitif.

3. Untuk mendapatkan umpan balik dari para karyawan dan manajer operasi dalam hal yang berjaitan dengan efektivitas MSDM.

4. Untuk memberikan fungsi MSDM dengan menyediakan sarana untuk membuat keputusan ketika akan mengurangi dan menambah kegiatan-kegiatan SDM.

Manfaat Audit Manajemen Sumber Daya Manusia :

– Mengidentifikasi kontribusi-kontribusi departemen sumber daya manusia bagi organisasi Meningkatkan citra profesional departemen sumber daya manusia

– Mendorong tanggung jawab dan profesionalisme yang lebih besar di antara anggota- anggota departemen sumber daya manusia

– Menjernihkan tugas-tugas dan tanggung jawab departemen sumber daya manusia

– Merangsang keseragaman berbagai kebijakan dan praktek sumber daya manusia

– Menemukan masalah-masalah sumber daya manusia yang kritis

– Memastikan ketaatan yang tepat waktu terhadap ketentuan-ketentuan ilegal

– Mengurangi biaya-biaya sumber daya manusia melalui prosedur personalia yang efektif

– Menciptakan peningkatan penerimaan terhadap perubahan-perubahan yang dibutuhkan di dalam departemen sumber daya manusia

Proses audit, terdiri dari beberapa langkah :

1. Mengkomunikasikann gagasan dan makna audit dan menakankan berbagai manfaat yang diperoleh, serta mendapatkan dukungan manajemen puncak.

2. Memilih personalian dengan berbagai keterampilan dan menyusun tim audit, serta memberikan pelatihan yang dibutuhkan.

3. Mengumpulkan data dari berbagai jenjang, fungsi dan unit berbeda dalam organisasi.

4. Menyiapkan laporan unit bagi para manajer lini dan evaluasi department SDM

5. Membahas laporan dengan para manajer pengoperasian terkait yang kemudian menindaklanjuti hasil evaluasi.

6. Memasukkan tindakan korektif dalam proses penetepan sasaran operasi organisasi regular.

Lingkup Audit SDM

Audit SDM merupakan proses sistematik dan formal untuk mengevaluasi komfatabilitas fungsi SDM dengan tujuan dan strategi implementasi berbagai fungsi SDM, kebijakan dan prosedur SDM, serta kinerja setiap program SDM.

Audit SDM

– Audit Kompatabilitas

Menilai aligment  dan konsistensi kebijakan dan prosedur SDM dengan tujuan dan strategi perusahaan.

– Audit Fungsi SDM

Mengevaluasi keefektivan dan efisiensi setiap fungsi SDM serta mengukur biaya  dan kinerja setiap program fungsi MSDM

– Audit kepuasan

Mengganalisis tingkatan pengguna pelayanan fungsi SDM melalui pelaksanaan survey sikap karyawan.

– Audit Ketaatan

Mengevaluasi penerapan berbagai kebijakan dan prosedur MSDM leh para manajer lini.

Menentukan ketaatan terhadap peraturan dan regulasi yang berlaku.

INSTRUMEN-INSTRUMEN AUDIT SUMBER DAYA MANUSIA

Ada beberapa instrumen pengumpulan informasi yang membantu dalam menghimpun data aktivitas-aktivitas sumber daya manusia, diantaranya :

       · Wawancara

Wawancara dengan karyawan dan manajer adalah suatu sumber informasi mengenai aktivitas sumber daya manusia. Komentar mereka membantu tim audit mencari bidang-bidang yang membutuhakn perbaikan. Kritik dari karyawan dapat menunjukkan tindakan-tindakan yang harus diambil oleh departemen untuk memenuhi kebutuhan mereka. Demikian juga, sumbang saran manajer dapat mengungkapkan cara-cara untuk memberikan mereka servis yang lebih baik.

       · Kuisioner

Karena wawancara itu menyita waktu dan mahal serta kerap hanya terbatas pada sedikit orang, banyak departemen sumber daya manusia yang menggunakan kuisioner-kuisioner untuk memperluas lingkup riset mereka. Selain itu, kuisioner jug dapat memberikan jawaban-jawaban yang lebih terbuka dibandingkan wawancara tatap muka.

       · Informasi Eksternal

Informasi adalah alat sentral dari tim audit. Perbandingan-perbandingan luar memberikan kepada tim audit suatu perspektif terhadapnya aktivitas-aktivitas perusahaan dapat dinilai.

       · Eksperimen-eksperimen Riset

LAPORAN AUDIT

Laporan audit merupakan deskripsi komprehensif aktivitas-aktivitas sumber daya manusia yang meliputi rekomendasi-rekomendasi untuk prakte-praktek yang efektif dan rekomendasi-rekomendasi untuk memperbaiki praktek-praktek yang tidak efektif.

1. Laporan untuk Manajer-manajer Lini

Laporan ini digunakan untuk manajer-manajer lini meringkas tugas, tujuan, dan tanggung jawab sumber daya manusia seperti : pewawancaraan pelamar, pelatihan karyawan, pengevaluasian kinerja, pemotivasian para karyawan, dan pemuasan kebutuhan-kebutuhan karyawan.

2. Laporan untuk spesialis Sumber Daya Manusia

Spesialis yang menangani kepegawaian, pelatihan, kompensasi, dan aktivitas personalia lainnya juga memerlukan umpan balik.

3. Laporan untuk Manajer Sumber Daya Manusia

Biasanya berisi semua informasi yang diberika kepada manajer lini dan spesialis di dalam departemen sumber daya manusia.

JOB SATISFACTION & LEAN BEHAVIOR

A.  Job Satisfaction

1.    Pengertian Kepuasan Kerja (Job Satisfaction)

Kepuasan kerja adalah sikap emosional yang menyenangkan dan mencintai pekerjaannya. Kepuasan kerja (job statisfaction) karyawan harus diciptakan sebaik-baiknya supaya moral kerja, dedikasi, kecintaan, dan kedisiplinan karyawan meningkat. Sikap ini dicerminkan oleh moral kerja, kedisiplinan, dan prestasi kerja. Kepuasan kerja dinikmati dalam pekerjaan, luar pekerjaan, dan kombinasi dalam dan luar pekerjaan. Kepuasan kerja dalam pekerjaan adalah kepuasan kerja yang dinikmati dalam pekerjaan dengan memperoleh pujian hasil kerja, penempatan, perlakuan, peralatan, dan suasana lingkungan kerja yang baik. Karyawan yang lebih suka menikmati kepuasan kerja dalam pekerjaan akan lebih mengutamakan pekerjaannya daripada balas jasa walaupun balas jasa itu penting.

2.    Respon terhadap ketidakpuasan kerja

  Dalam suatu organisasi ketidakpuasan kerja dapat ditunjukan melalui berbagai cara, Robins and Judge  menerangkan ada 4 respon yang berbeda satu sama lain dalam 2 dimensi yaitu konstruktif/destruktif dan aktif/pasif, dengan penjelasan sebagai berikut :

1)     Exit , Ketidakpuasan ditunjukkan melalui perilaku diarahkan pada meninggalkan organisasi, termasuk mencari posisi baru atau mengundurkan diri.

2)    Voice , Ketidakpuasan ditunjukkan melalui usaha secara aktif dan konstruktif untuk memperbaiki keadaan, termasuk menyarankan perbaikan, mendiskusikan masalah dengan atasan, dan berbagai bentuk aktivitas perserikatan.

3)     Loyalty , Ketidakpuasan ditunjukkan secara pasif, tetapi optimistik dengan menunggu kondisi untuk memperbaiki, terma­suk dengan berbicara bagi organisasi dihadapan kritik eksternal dan mempercayai organisasi dan manajemen melakukan hal yang benar.

4)      Neglect,  Ketidakpuasan ditunjukkan melalui tindakan secara pasif membiarkan kondisi semakin buruk, termasuk kemangkiran atau keterlambatan secara kronis, mengurangi usaha, dan meningkatkan tingkat kesalahan.

3.    Faktor-faktor yang mempengaruhi Kepuasan Kerja

Menurut Hasibuan kepuasan kerja karyawan dipengaruhi oleh faktor-faktor:

1)  Balas jasa yang adil dan layak.

2)  Penempatan yang tepat sesuai dengan keahlian.

3)  Berat ringannya pekerjaan.

4)  Suasana dan lingkungan pekerjaan.

5)  Peralatan yang menunjang pelaksanaan pekerjaan.

6)  Sikap pimpinan dalam kepemimpinannya.

7)  Sifat pekerjaan monoton atau tidak.

Kepuasan kerja karyawan banyak dipengaruhi oleh sikap pimpinan dalam kepemimpinan. Kepemimpinan partisipasi memberikan kepuasan kerja bagi karyawan, karena karyawan ikut aktif dalam memberikan pendapatnya untuk menentukan kebijaksanan perusahaan. Kepemimpinan otoriter mengakibatkan ketidakpuasan kerja karyawan. Kepuasan kerja karyawan merupakan kunci  pendorong moral kerja, kedisiplinan dan prestasi kerja karyawan dalam mendukung terwujudnya tujuan perusahaan.

Bagaimana dengan anda ? 

B.  Lean Behavior (Meningkatkan Perilaku)

Berikut adalah tujuh tips pemimpin dapat digunakan untuk meningkatkan perilaku:

1.   Defining Lean Behavior

Mendefinisikan dan mengkaji arti dari Lean behavior. Bahwa perilaku buruk yang sering dilakukan oleh kita (karyawan) dari hal yang terkecil harus segera ditinggalkan demi terciptanya lingkungan kerja yang selalu kondusif.

2.   Rewarding who has lean Behavior

Reward siapa yang menerapkan lean behavior. Yang di berikan oleh pemimpin organisasi tsb. Karena untuk meningkatkan kinerja karyawan yang lainnya untuk menerapkan prilaku lean behavior terhadap perusahaan.

3.   Making system support Lean behavior.

Membuat sistem mendukung lean behavior . pemimpin menyediakan system untuk mendukung peranan anggotanya dalam mengimplementasikan pekerjaan. Misal Apabila ada kebuntuan dalam melakukan pekerjaannya, maka pemimpin telah siap dengan tim support yang telah dibuatnya.

4.   Building up a right lean behavior team

Membangun tim yang tepat. Hampir serupa dengan penjelasan yang diatas namun ini lebih ke utamaan dari tim utama. 

5.   Eliminating problem members in the team

Menghilangkan masalah pelanggan , dan bahkan karyawan . Ini adalah pilihan terakhir , tapi ada titik yang memperbaiki masalah. Jika tidak memenuhi standar kualitas setelah berulang kali mencoba untuk bekerja sama  untuk meningkatkan skill baru . Jika seorang karyawan memilih untuk tidak menunjukkan perilaku Lean Behavior , mereka mungkin tidak cocok untuk tim . pemimpin ingin menekankan / memecat seseorang harus menjadi pilihan terakhir .

.

6.   Stop rewarding wrong behaviors.

Berhenti memberi penghargaan perilaku yang salah . mengendalikan karyawan yang masih dalam ketidakdewasaan dalam bersikap dalam pekerjaan. 

7.   Set the example.

Teladan . Orang akan melakukan apa yang pemimpin lakukan , bukan apa kata bos

Bagai mana dengan anda?, sudahkah menerapkan prilaku lean behavior?